IInes tuli taloon - ohjelmistorobotti muuttaa työtä Lounealla

Työn muutoksesta on puhuttu julkisuudessa paljon. Myös me Lounealla mietimme aktiivisesti miten työmme ja työskentelytapamme tulevat seuraavina vuosina muuttumaan. Digitalisaatio on jo muuttanut tapaamme tehdä työtä, etätyöskentely on jo normaali tapa tehdä töitä ja työvälineet kulkevat sujuvasti mukana missä tahansa.

Lounealla on nyt reilun vuoden ollut käytössä monitilatoimisto ja joustotyö. Henkilökohtaisia työpisteitä ei enää ole vaan työtilat on suunniteltu erilaisiin työskentelytapoihin sopiviksi. Joustotyö taas antaa vapauden tehdä työtä missä ja milloin haluaa. Näihin malleihin henkilöstö on suhtautunut erittäin positiivisesti eikä paluuta aiempaan malliin haluta.

Rutiinityöt roboteille

Tämän vuoden aikana käyttöön on otettu ensimmäinen ohjelmistorobotti. Robotit tulevat olemaan seuraava askel, joka muokkaa työn sisältöä merkittävästi. Robottien tehtäväksi suunnitellaan siirrettävän kaikki ohjeistettavissa oleva rutiininomainen tietotyö. Näin henkilöstön aikaa vapautuu uusiin haasteellisempiin ja mielekkäämpiin työtehtäviin.

Lounealla henkilöstö on otettu mukaan robotisaation kehitykseen. Robottien tuomista mahdollisuuksista on keskusteltu ja henkilöstöltä saatu lukuisia hyviä ideoita, mihin robotteja voitaisiin jatkossa käyttää.

Taloyhtiötilaukset tekee Iines

Lounealla käyttöön otettu ohjelmistorobotti on nimetty Iinekseksi. Tällä hetkellä Iineksen tehtäviin kuuluu mm. taloyhtiötilauksien tekeminen. Aiemmin esimerkiksi 60 huoneiston taloyhtiöön toimituskoordinaattori teki 60 lähes identtistä huoneistokohtaista tilausta eri järjestelmiin. Nyt tämän hyvin rutinoituneen työn tekee Iines. Toimituskoordinaattorin työksi on vaihtunut ohjelmistorobotin työn määrittely ja käynnistäminen. Vapautunut aika käytetään vaativimpien työtilauksien tekemiseen.

Ohjelmistorobotti tekee työn huomattavasti ihmistä nopeammin ja tehostaa näin huomattavasti toimintaamme. Väsymättöminä ohjelmistorobotit voivat tehdä työtä vuorokauden ympäri vuoden jokaisena päivänä. Ne jaksavat toistaa yksitoikkoisiakin työtehtäviä määrättömästi ja virheettömästi. Prosessit nopeutuvat ja toimitusvarmuus paranee.

Työn mielekkyys paranee

Vaikka työn kehittymisestä ja robotisaatiosta keskusteltaessa on usein pelotteleva sävy, ei Lounealla nähdä robottien vievän henkilöstön töitä. Robottien hoitaessa rutiinit, liiketoiminta tehostuu kasvun jatkuessa. Työn mielekkyys ja merkitys tulevat uusien tehtävien myötä nousemaan kun ihmiset voivat keskittyä asiantuntijatehtäviin, asiakaspalveluun ja palveluvalikoiman kehittämiseen mahdollistaen asiakkaillemme entistä paremman palvelun.

Opit robotisaation ensiaskeleista

Kun takana on nyt joitakin kuukausia ohjelmistorobottien hyödyntämistä, voidaan jo jakaa joitakin oppeja matkan varrelta.  Jotta ohjelmistorobotteja voidaan hyödyntää pitää omat toiminnot ja prosessit tuntea hyvin. Mitä paremmin ne on dokumentoitu, sitä helpommin ohjelmistorobottien käyttöönotto sujuu.

Jotta hyödyistä voidaan varmistua, pitää toiminnalla olla määrälliset ja laadulliset mittarit.  Mittarit ohjaavat tekemään oikeasti hyödyllisiä asioita, ettei robottien käyttö jää loputtoman viilauksen asteelle. Toisaalta olemme myös huomanneet, että robotit ovat nekin ”muutosvastarintaisia”. Pienikin päivitys ohjelmistoissa sekoittaa robotin ”työohjeen”, vaaditaan siis myös jatkuvaa seurantaa ja virittämistä.

Robotisaatioon on hyvä suhtautua avoimin mielin ja valjastaa yrityksen henkilöstö mukaan muutokseen. Uhkien sijaan tarjolla on lukematon määrä mahdollisuuksia. Hyvällä henkilöstöhallinnalla ja muutosjohtamisella robotisaatio parantaa sekä yrityksen liiketoimintaa, prosesseja kuin henkilöstön hyvinvointiakin.